Регламент Центру надання адміністративних послуг Баранівської міської ради

1. Загальні положення
1.1. Регламент центру надання адміністративних послуг Баранівської міської ради Баранівського району Житомирської області (далі – Регламент) встановлює порядок діяльності центру надання адміністративних послуг (далі – центр), зокрема, порядок дій адміністраторів центру та суб’єктів надання адміністративних послуг у ході надання адміністративних послуг.
1.2. Центр та суб’єкти надання адміністративних послуг у своїй діяльності керуються Законом України «Про адміністративні послуги» від 6 вересня 2012 року № 5203-VI, постановою Кабінету Міністрів України № 588 від 01.08.2013 року «Про затвердження Примірного регламенту центру надання адміністративних послуг», розпорядженням Кабінету Міністрів України № 523-р від 16.05.2014 року «Про деякі питання надання адміністративних послуг органів виконавчої влади через центр надання адміністративних послуг»,  іншими нормативно-правовими актами, що регламентують надання адміністративних послуг.
1.3. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, встановленому Законом України «Про адміністративні послуги».
1.4. Затвердження та внесення змін до Регламенту здійснюється рішенням сесії Баранівської міської ради Баранівського району Житомирської області.
1.5. Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для всіх посадових осіб центру.
1.6. Суб’єктом надання адміністративних послуг на кожну адміністративну послугу, яку він надає відповідно до закону, затверджуються інформаційна і технологічна картки, а в разі якщо суб’єктом надання є посадова особа,  органом, якому вона підпорядковується.
1.7. У разі змін в законодавстві щодо порядку надання адміністративної послуги, керівник адміністративного органу готує відповідні зміни до реєстру адміністративних послуг, інформаційних та/або технологічних карток для прийняття відповідного рішення - внесення змін до цих документів або вилучення послуги з реєстру і вилучення інформаційних та технологічних карток.
1.8. Подання вхідного пакету документів на отримання адміністративної послуги, яка надається через центр та передача результату надання адміністративної послуги заявнику здійснюється виключно в центрі.
1.9. Видача документів в центрі здійснюється адміністраторами в порядку, визначеному законодавством.
1.10. Графік роботи центру  затверджується рішенням виконавчого комітету міської ради.

2. Вимоги щодо подання інформації про центр
2.1. У центрі розміщується та є загальнодоступною така інформація:
- структура та режим роботи центру;
- перелік адміністративних послуг, які надаються центром;
- інформаційні картки адміністративних послуг;
- формуляри (бланки) заяв та зразки їх заповнення;
- адреса веб-сайту центру, електронна пошта центру;
- Положення про центр та Регламент центру;
- банківські реквізити для оплати платних адміністративних послуг.
2.2. Перелічені документи розміщуються на стендах у зручному та доступному для замовників чи відвідувачів місці у зоні очікування.
2.3. Центр підтримує роботу веб-сайту (або окремої веб-сторінки на сайті міської ради), де розміщується інформація, зазначена у п. 2.1 Регламенту, а також інформація про місце розташування центру шляхом постійного оновлення розміщеної інформації.

3. Перший контакт центру з суб’єктом звернення
3.1.Загальне консультування суб’єктів звернень забезпечують адміністратори.
3.2. Адміністратор  за необхідності:
- надає повну інформацію щодо діяльності центру та адміністративних послуг;
- надає загальну консультацію щодо конкретної адміністративної послуги;
- надає іншу допомогу, яка пов'язана із одержанням адміністративних послуг.

4. Прийняття заяви та інших документів у ЦНАП
4.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі – вхідний пакет документів), та повернення документів (результату надання адміністративної послуги, далі також - вихідний пакет документів) здійснюється виключно у центрі.
4.2. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у центрі особисто, в тому числі через уповноваженого представника, надіслати вхідний пакет документів поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або, у передбачених законом випадках, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
4.3. Якщо вхідний пакет документів подається уповноваженим представником суб’єкта звернення, до нього додаються документи, які підтверджують особу представника та засвідчують його/її повноваження (довіреність або інший документ, що посвідчує відносини представництва).
4.4. Прийняття вхідних пакетів документів здійснюється працівниками центру відповідно до інформаційних карток.
4.5.    Заява, що подається для отримання адміністративної послуги, повинна містити дозвіл суб’єкта звернення на обробку, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.
4.6.    Адміністратор складає опис вхідного пакету документів у якому зазначається інформація про перелік документів, поданих суб’єктом звернення. Опис складається у двох примірниках. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакету документів за підписом та печаткою (штампом) відповідного адміністратора із відміткою про дату  його складання, реєстраційний номер заяви і перелік документів, що додаються до неї. Другий примірник опису вхідного пакету документів зберігається в матеріалах справи, у випадку застосування у центрі електронного документообігу – в електронній формі.  
4.7. Адміністратор під час отримання вхідного пакету документів зобов’язаний з’ясувати бажані для суб’єкта звернення способи його повідомлення про результат надання адміністративної послуги (телефоном, засобами поштового зв’язку, електронною поштою чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку у випадках, передбачених законодавством); а також бажаний спосіб передачі суб’єктові звернення результату надання адміністративної послуги (особисто чи засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що також зазначається в описі вхідного пакету документів у паперовій та / або електронній формі.
4.8. Адміністратор здійснює реєстрацію вхідного пакету документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакету документів.
4.9. Якщо вхідний пакет документів було отримано засобами поштового зв’язку, адміністратор не пізніше наступного дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакету документів  електронною поштою  чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку (за можливості). 
4.10. Працівник центру має право зареєструвати вхідний пакет документів лише при наявності усіх документів, необхідних для надання послуги, передбачених в інформаційній картці.
4.11. При реєстрації вхідного пакету з недоліками суб’єкт звернення одночасно повідомляється про потребу усунення вказаних недоліків та  попереджається про ймовірність негативного рішення у випадку їх не усунення. Якщо суб’єкт звернення надсилає вхідний пакет документів засобами поштового зв’язку, він інформується про виявлені недоліки у відповідному повідомленні – описі вхідного пакету документів, а за можливості також негайно повідомляється телефоном.
4.12. Всі додаткові документи, в тому числі документи на заміну, подаються суб’єктом звернення лише через центр із фіксацією цих дій в матеріалах справи та журналі реєстрації. При цьому суб’єктові звернення видається доповнений опис вхідного пакету документів (на заміну). Внесення додаткових документів та/або документів на заміну підтверджується підписом суб’єкта звернення (уповноваженого представника).
4.13. У випадку не усунення суб’єктом звернення недоліків вхідного пакету документів, рішення у справі приймається на основі наявних документів відповідно до закону.
4.14. Після реєстрації вхідного пакету документів адміністратор формує справу у паперовій та/або електронній формі, за потреби (і за можливості) здійснює її копіювання та/або сканування.
4.15. Інформацію про вчинені дії адміністратор вносить до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі. Лист-проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуг та залучених суб’єктів надання адміністративної послуги.

5. Опрацювання справи (вхідного пакета документів)
5.1. Після вчинення дій, передбачених розділом 4 цього Регламенту, адміністратор не пізніше наступного робочого дня після отримання вхідного пакету документів зобов’язаний направити (передати) вхідний пакет документів суб’єкту надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить прийняття рішення у справі (надалі – виконавець), про що робиться відмітка у листі-проходженні справи із зазначенням дати та суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її направлено, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи. Відомості про передання вхідного пакету документів вносяться адміністратором до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі.
5.2. Передача справ у паперовій формі від центру виконавцям здійснюється у порядку визначеному органом, що прийняв рішення про утворення центру.
5.3. Передача справ виконавцям здійснюється спеціально визначеною особою або адміністратором центру.
5.4. Виконавець зобов’язаний розглянути справу та прийняти по ній рішення у строки, визначені законом та зафіксовані у технологічній картці адміністративної послуги.
5.5. Виконавець зобов'язаний не пізніше наступного робочого дня з моменту вирішення справи, сформувати вихідний пакет документів та направити його до центру.
5.6. Адміністратор центру у день надходження результату вирішеної справи (адміністративної послуги) здійснює реєстрацію вихідного пакету документів.
5.7. У разі, якщо в ході вирішення справи виявлено підстави для прийняття негативного (не задовільного) для замовника рішення, виконавець повинен врахувати, чи може отримання від замовника додаткових пояснень, інформації, документів позитивно вплинути на зміст цього рішення, та, відповідно, забезпечити право замовника на участь у процесі прийняття рішення. У будь-якому разі додаткове отримання пояснень, інформації, документів від замовника здійснюється лише через центр.

6. Передача результатів надання адміністративних послуг суб’єкту звернення
6.1. Адміністратор невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після отримання результату надання адміністративної послуги, повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єкта звернення у замовлений суб’єктом звернення спосіб (телефоном, електронною поштою чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку).
6.2. Результат надання адміністративної послуги передається суб’єктові звернення особисто (в тому числі його / її представнику) - при пред’явленні документа, який посвідчує особу та документа, який підтверджує повноваження представника; або, у випадках передбачених законодавством, передається в інший зручний для суб’єкта звернення спосіб: засобами поштового зв’язку – рекомендованим листом із повідомленням про вручення; або за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
6.3. У випадку, якщо адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор реєструє інформацію про результат вирішення справи у журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів у справі та передає його суб’єктові звернення.
6.4. Контроль за проходженням адміністративної справи та дотриманням строків її вирішення покладається на начальника та адміністраторів центру.
6.5. Факт отримання результату надання адміністративної послуги підтверджується підписом суб’єкта звернення (при особистому отриманні) або отримання повідомлення про вручення (у випадку направлення поштою). Інформація про дату отримання результату надання адміністративної послуги  суб’єктом звернення фіксується у центрі у паперовій та/або електронній формі.
6.6. Відповідальність за своєчасне та належне надання адміністративної послуги несе виконавець, та в межах своїх повноважень – адміністратори і керівник центру.
6.7. У центрі зберігається інформація про кожну надану адміністративну послугу / справу у паперовій формі (ксерокопія) та/або електронній формі (відскановані документи): заява суб’єкта звернення, результат надання адміністративної послуги та інші документи, визначені органом, який прийняв рішення про утворення центру. Всі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.
6.8. У разі усунення замовником причин, що стали підставою для відмови у наданні адміністративної послуги, замовник має право повторно подати вхідний пакет документів, необхідних для надання адміністративної послуги, у порядку, передбаченому цим Регламентом.
6.9. При повторному розгляді документів не допускається відмова у наданні адміністративної послуги з причин, раніше не зазначених у письмовому повідомленні замовнику (за винятком не усунення чи усунення не в повній мірі замовником причин, що стали підставою для попередньої відмови).

7. Процедури оскарження
7.1. Будь-яка особа має право подати скаргу на дії чи бездіяльність персоналу центру, якщо вважає, що ними порушено її права, свободи чи законні інтереси.
7.2. Суб'єктом розгляду скарги на дії чи бездіяльність адміністраторів, працівників центру є начальник центру або особа яка його заміщає.  Суб'єктом розгляду скарги на дії чи бездіяльність начальника центру є міський  голова у порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян".
7.3.  Керівник центру розглядає скаргу невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів з моменту її реєстрації. У випадку, якщо скарга потребує додаткового дослідження матеріалів справи чи вчинення інших дій, необхідних для об’єктивного розгляду скарги, керівник центру має право подовжити термін розгляду скарги, але не більш ніж до тридцяти днів з моменту реєстрації скарги, про що повідомляє суб’єкта звернення письмово або в інший обраний суб’єктом звернення спосіб.
7.4. Керівник центру вчиняє всі необхідні дії для прийняття об’єктивного рішення за скаргою, в межах своїх повноважень вирішує питання про дисциплінарну відповідальність працівників центру.
7.5. Адміністративні акти, отримані через центр, оскаржуються у порядку, встановленому чинним законодавством України.

Затверджено рішенням 7 сесії 8 скликання Баранівської міської ради №345 від 08.06.2017р.      

Друк E-mail